Il whistleblowing è una pratica che permette a dipendenti, collaboratori o terzi di segnalare eventuali violazioni di leggi, regolamenti o condotte etiche all’interno di un’organizzazione. In Netcomm, offriamo uno strumento sicuro e riservato per segnalare tali comportamenti, garantendo la protezione dei whistleblower e il pieno rispetto della normativa vigente.
Obiettivo del Whistleblowing
La segnalazione di comportamenti illeciti o non conformi è essenziale per mantenere un ambiente di lavoro sano e trasparente. Il nostro sistema di whistleblowing consente di intervenire tempestivamente su irregolarità che potrebbero compromettere l’integrità dell’azienda, contribuendo a prevenire danni a dipendenti, stakeholder e alla reputazione aziendale.
Chi può segnalare
Il servizio di whistleblowing di Netcomm è accessibile a dipendenti, collaboratori, fornitori, partner commerciali e altri soggetti terzi che vengono a conoscenza di comportamenti non conformi o illeciti all’interno dell’organizzazione. Le segnalazioni possono riguardare, ma non solo:
- Frodi o attività illegali
- Corruzione o condotte non etiche
- Violazioni della normativa sulla sicurezza sul lavoro
- Abusi o discriminazioni
- Conflitti di interesse
Come fare una segnalazione
Le segnalazioni possono essere effettuate attraverso il nostro portale raggiungibile al seguente link https://whistlesblow.it/c/consorzio-netcomm/1. È possibile presentare segnalazioni in forma anonima o dichiarata, con la garanzia che tutte le informazioni verranno trattate in maniera confidenziale. La piattaforma è disponibile in lingua italiana e inglese.
Netcomm garantisce la totale riservatezza delle segnalazioni e la protezione contro eventuali ritorsioni per chiunque utilizzi il sistema di whistleblowing in buona fede. Le segnalazioni vengono trattate con la massima discrezione, nel rispetto della normativa sulla privacy. Ogni segnalazione verrà valutata con attenzione dal nostro team dedicato, che si impegnerà a prendere le misure appropriate. Gli esiti delle indagini saranno comunicati ai soggetti interessati, garantendo trasparenza nel processo di risoluzione.
Regolamento del Destinatario della segnalazione Whistleblowing
Il Decreto Legislativo 24/2023 recepisce ed attua la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23/10/2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazione del Diritto dell’Unione e reca disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Il Decreto dispone di individuare un Gestore della segnalazione, anche monocratico, dotato di «autonomia e poteri di iniziativa e controllo», in grado di gestire integralmente qualsivoglia segnalazione nel rispetto dei vincoli normativi.
Il presente Regolamento è predisposto al fine di disciplinare il funzionamento del Gestore della segnalazione della Società (detto anche “Destinatario della segnalazione”) individuando le regole e le modalità di esercizio dei poteri e dei doveri dello stesso.
Art. 1 – Composizione e durata del Destinatario della segnalazione
Il Destinatario della segnalazione ha natura monocratica. È nominato dal Consiglio di Amministrazione (“CDA”), dura in carica un anno ed è rieleggibile per i successivi mandati della medesima durata temporale.
Il Destinatario della segnalazione deve comunicare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione (“CDA”) qualsivoglia situazione, anche potenziale, di incompatibilità, ovvero ogni effetto sulla perdita dei requisiti di autonomia, indipendenza. È facoltà del Destinatario della segnalazione rinunciare in qualsiasi momento all’incarico. In tal caso, esso deve darne comunicazione, tempestiva, al Consiglio di Amministrazione (“CDA”) per iscritto motivando le ragioni che hanno determinato la rinuncia. In caso di rinuncia da parte del Destinatario della segnalazione, essa non avrà effetto sino alla nomina dei nuovi componenti da parte del CDA. Negli altri casi, la rinuncia avrà effetto immediato.
La revoca del mandato conferito al Destinatario della segnalazione potrà avvenire soltanto mediante apposita delibera del CDA a maggioranza assoluta. Qualora il Destinatario della segnalazione sia un dipendente interno alla Società, l’incarico cesserà automaticamente per eventuali con il venir meno, per qualsiasi causa, del rapporto di lavoro con la Società, ovvero per incompatibilità derivata dall’assunzione di ruoli operativi all’interno della Società, nonché per intervenuti procedimenti disciplinari che comportino almeno la multa, la sospensione (dal lavoro e dalla retribuzione) ovvero il licenziamento.
Art. 2 – Poteri del Destinatario della segnalazione
Il Destinatario della segnalazione dispone di autonomi poteri di iniziativa, verifica e controllo, che si estendono a tutte le violazioni che pervengono per il tramite dei canali di segnalazione individuati dalla Società.
Tali poteri possono essere esercitati al solo fine di svolgere efficacemente e tempestivamente le funzioni previste nel presente Regolamento e dalle norme di attuazione del medesimo ovvero:
- rilasciare al Segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa;
- mantenere l’interlocuzione con il Segnalante e richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
- dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
- fornire riscontro al segnalante di presa in carico della stessa entro 7 giorni dal suo ricevimento;
- entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione gestire la stessa, svolgere verifiche ed approfondimento del caso – anche per il tramite di consulenti esterni, debitamente incaricati, o dei supplenti individuati – fornendo riscontro al segnalante;
- mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne.
Sulla base delle risultanze emerse dall’attività di verifica e controllo, il Destinatario della segnalazione esprime periodicamente una valutazione riportata nella verbalizzazione periodica al CDA.
Il Destinatario della segnalazione verifica periodicamente, secondo le cadenze temporali ritenute opportune e comunque almeno ogni sei mesi, l’attuazione ed effettiva funzionalità delle soluzioni/azioni correttive proposte al CDA con riferimento alle violazioni riscontrate a seguito di segnalazione e ritenute fondate.
Il Destinatario della segnalazione dovrà coordinarsi con i responsabili delle competenti funzioni aziendali per valutare l’adozione di eventuali sanzioni disciplinari a carico del/dei soggetto/i responsabili della violazione segnalata, ferma restando la competenza dell’organo/funzione aziendale designato per l’irrogazione della sanzione ed il relativo procedimento disciplinare.
Nello specifico, il Destinatario della segnalazione, nell’ambito della sua attività volta a verificare la fondatezza delle segnalazioni ricevute è titolare, altresì, dei seguenti poteri:
- dare seguito ad attività ispettiva e di controllo, anche per il tramite dei sostituti individuati, all’interno della Società e in considerazione dei vari settori inerenti le violazioni segnalate;
- ha accesso a tutte le informazioni, da chiunque detenute, concernenti il merito delle segnalazioni ricevute;
- può, anche senza preavviso, chiedere informazioni o l’esibizione di documenti, anche informatici, pertinenti al merito delle segnalazioni ricevute, ai dirigenti della Società nonché a tutto il personale dipendente che svolga, continuativamente o occasionalmente, attività a rischio o che alle stesse sovrintenda;
- può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti, pertinenti al merito delle segnalazioni ricevute, al CDA e ai singoli amministratori, agli organi di controllo interno e in genere a tutti i soggetti che possono agevolare le verifiche utili all’approfondimento della fondatezza della segnalazione ricevuta;
- può effettuare ispezioni anche coordinandosi con eventuali servizi di sicurezza della Società di cui può avvalersi;
- può direttamente avvalersi del personale appartenente alle funzioni di controllo interno o, qualora necessario, per la natura delle verifiche, ad altre funzioni della Società;
- può rivolgersi, a consulenti esterni, qualora necessario;
- può richiedere la convocazione e l’incontro con il CDA e questo organo, a sua volta, può richiedere un confronto diretto con il Destinatario della segnalazione.
Art. 3 – Risorse Finanziarie
Il Destinatario della segnalazione dispone di autonomi poteri di spesa sulla base di un preventivo annuale, approvato dal CDA al momento della nomina oltre che di un budget, individuato dal CDA, di cui potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, ecc.).
Il Destinatario della segnalazione dovrà presentare rendiconto dettagliato dell’impiego delle risorse attribuite in occasione della sua relazione semestrale al CDA.
Inoltre, il Destinatario della segnalazione può autonomamente impegnare risorse che eccedono i propri poteri di spesa, qualora l’impiego di tali risorse sia necessario per fronteggiare situazioni eccezionali ed urgenti.
In questi casi il Destinatario della segnalazione deve adottare apposita delibera recante le motivazioni che hanno imposto il superamento di spesa. A sostegno deve essere allegata eventuale specifica documentazione. Tale delibera va trasmessa quanto prima possibile al CDA.
Art. 4 – Relazione Periodica
Il Destinatario della segnalazione predispone con periodicità almeno semestrale una “Relazione riepilogativa sull’attività svolta”. Tale relazione è trasmessa al CDA e deve riportare:
- il numero delle segnalazioni ricevute;
- la tipologia delle segnalazioni ricevute;
- i controlli eseguiti per verificare la fondatezza delle segnalazioni ricevute;
- le iniziative disciplinari/le sanzioni eventualmente proposte nei confronti dei soggetti ritenuti responsabili delle violazioni segnalate.
Art. 5 – Obbligo di riservatezza
Il Destinatario della segnalazione deve assicurare, in ogni fase e verso qualsivoglia funzione interna o esterna, anche apicale, la riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio delle sue funzioni – con particolare riferimento alle segnalazioni pervenute – e deve astenersi dall’utilizzare informazioni riservate per fini diversi da quelli indicati dal D.lgs. 24/2024.
In ogni caso, ogni informazione in possesso del Destinatario della segnalazione è trattata in conformità alla legislazione vigente in materia ed in particolare in conformità alla normativa sulla protezione dei dati di cui al GDPR in ottemperanza al D. Lgs.vo 30 giugno 2003, n. 196.
Il principio di riservatezza si applica, in primis, all’identità del segnalante.
Art. 6 -Modifiche
Eventuali modifiche o integrazioni del presente Regolamento devono essere motivate e approvate dal Destinatario della segnalazione.